Secrétariat téléphonique : tarifs et options IA en 2026

Le secrétariat téléphonique permet de ne plus décrocher soi-même sans embaucher. Le marché est large : télésecrétariat généraliste, médical, juridique, et depuis peu des offres IA. Ce guide compare les tarifs publics relevés le 5 novembre 2026 et vous aide à choisir.

Qu’est-ce qu’un secrétariat téléphonique ?

Un secrétariat téléphonique est une prestation externe. Une équipe, ou un logiciel, répond à vos appels en se présentant au nom de votre entreprise. Elle renseigne, prend les messages, gère parfois l’agenda et vous transmet tout par email, SMS ou application.

Le service se branche sur votre numéro existant par un renvoi d’appel. Vous choisissez quand il prend la main : toujours, en cas d’occupation, après 3 sonneries, ou hors horaires.

Quelles formes de secrétariat téléphonique existe-t-il ?

• Télésecrétariat généraliste : prise de messages et renseignements simples pour artisans, TPE, indépendants.
• Secrétariat téléphonique médical : prise de rendez-vous dans l’agenda du praticien, filtrage des urgences. Voir notre guide du télésecrétariat médical.
• Secrétariat téléphonique à distance : une secrétaire dédiée, en télétravail, qui connaît vos dossiers. Plus cher, plus personnalisé.
• Secrétariat téléphonique externalisé : un centre d’appels qui absorbe de gros volumes avec des scripts. C’est aussi le principe d’un standard téléphonique externalisé.
• Secrétariat téléphonique IA : un agent vocal qui décroche, comprend et prend un message structuré, 24h/24.

Combien coûte un télésecrétariat en 2026 ?

Les grilles publiques ci-dessous ont été consultées le 5 novembre 2026.

Ce que ces chiffres donnent pour 10 appels par jour, sur 22 jours ouvrés :

• Préposé : 158 € par mois, selon le simulateur du prestataire.
• Télésecrétariat MLG : 38,50 € + 220 × 0,98 € = 254,10 € HT par mois.

Deux points de vigilance. D’abord, Préposé ne précise pas sur sa page si ses prix sont HT ou TTC. Ensuite, les forfaits mensuels affichent souvent un nombre d’appels inclus : au-delà, chaque appel est facturé.

Pour comparer avec un salarié : le SMIC brut mensuel est de 1 867,02 € pour 35 heures selon service-public.gouv.fr, hors charges patronales. Thelem estime le coût d’une secrétaire à « au moins 2 000 € mensuels à temps plein ».

Télésecrétariat humain ou secrétariat téléphonique IA ?

L’humain reste meilleur pour l’imprévu et l’émotion. L’IA gagne sur la disponibilité, la simultanéité et les langues. Beaucoup d’entreprises combinent les deux : l’IA décroche, l’humain rappelle. Notre guide standard téléphonique IA ou humain propose une grille de décision notée.

Combien coûte un secrétariat téléphonique IA ?

Les standards IA se facturent surtout à la minute, pas à l’appel. Deux exemples publics :

• Callsens : 79 € HT par mois avec 200 minutes, puis 0,29 € HT la minute.
• AirAgent : 89 € HT par mois, plus 0,30 € HT par minute.

Pour 220 appels de 2 minutes, soit 440 minutes :

• Callsens Starter : 79 € + 240 × 0,29 € = 148,60 € HT.
• AirAgent Starter : 89 € + 440 × 0,30 € = 221 € HT.
• VocalReception : 79 € + 40 × 0,25 € = 89 € HT (400 minutes incluses).

Le détail par volume est dans le guide standard téléphonique IA prix et dans le simulateur de tarif.

Comment choisir son secrétariat téléphonique ?

1. Comptez vos appels. Le journal de votre opérateur donne le volume par jour et par heure.
2. Repérez les créneaux perdus. Midi, soir, samedi ? Un service limité aux heures de bureau ne les couvre pas.
3. Listez les motifs d’appel. Si 80 % sont des demandes de rendez-vous ou de devis, un script ou une IA suffit.
4. Vérifiez la facturation. Prix par appel, appels inclus, HT ou TTC, frais d’ouverture.
5. Testez. Préposé propose 10 jours d’essai. Télésecrétariat MLG offre les 100 premiers appels du premier mois.
6. Demandez le contrat de sous-traitance RGPD. Le prestataire traite les données de vos clients pour votre compte.

Quels secteurs utilisent le plus le secrétariat téléphonique ?

• Médical et paramédical : le volume d’appels de prise de rendez-vous est élevé. Les règles sur les données de santé s’appliquent.
• Avocats : le mot-clé « secrétariat téléphonique avocat » affiche un coût par clic de 126 € en France selon nos relevés DataForSEO de novembre 2026. Chaque dossier compte.
• Artisans : ils sont sur les chantiers, les mains prises. Un appel manqué est souvent un devis perdu. Voir le coût des appels manqués.
• Immobilier : les acquéreurs et locataires appellent le soir et le week-end.

Comment se passe la mise en place d’un secrétariat téléphonique ?

La mise en place suit 5 étapes, quel que soit le prestataire.

1. Le brief. Vous décrivez votre activité, vos horaires, vos tarifs et les questions fréquentes. Plus le brief est précis, moins les messages seront vagues.
2. Les consignes de transfert. Qui appeler en cas d’urgence ? À quelles heures ? Que faire si personne ne répond ?
3. Le format du message. Email, SMS, application. Exigez au minimum : nom, numéro, motif, urgence, créneau de rappel.
4. Le renvoi d’appel. Vous programmez chez votre opérateur un renvoi vers le numéro du prestataire : immédiat, sur occupation, sur non-réponse ou hors horaires.
5. La phase de test. Appelez vous-même 5 fois avec 5 motifs différents. Vérifiez chaque message reçu.

Comptez quelques jours pour un télésecrétariat humain, le temps de former l’équipe à votre script. Pour un standard IA, le délai dépend surtout de la qualité des consignes écrites.

Quelles erreurs éviter avec un secrétariat téléphonique ?

• Choisir sur le seul prix par appel. Un appel à 0,60 € qui produit un message incomplet coûte plus cher qu’un appel à 1 € bien traité.
• Oublier les horaires réels des appels. Si 30 % de vos appels arrivent après 18h, un service fermé à 18h ne règle pas le problème.
• Ne jamais relire les messages. Un contrôle mensuel de 10 messages suffit à repérer les dérives de script.
• Ignorer le délai de rappel. Le prestataire décroche, mais c’est vous qui rappelez. Un message traité le lendemain perd une partie de sa valeur.

Faut-il un secrétariat téléphonique pour un indépendant ?

Oui dès que le téléphone interrompt le travail facturé. Un indépendant qui prend 8 appels par jour de 4 minutes perd plus de 30 minutes, sans compter le temps pour se reconcentrer. Avec un forfait de 50 appels à 39 € chez Préposé (prix hors promotion), le calcul est vite fait.

En résumé

• Secrétariat téléphonique et télésecrétariat désignent le même service.
• En 2026, un télésecrétariat humain coûte de 0,60 € à 0,98 € par appel selon les grilles publiques relevées.
• Les horaires sont souvent limités aux heures de bureau.
• Les offres IA se facturent à la minute et couvrent 24h/24.
• Le bon choix dépend de votre volume, de vos créneaux perdus et de vos motifs d’appel.
• Le guide de l’accueil téléphonique présente toutes les options.

Quel secrétariat téléphonique selon votre profession ?

Chaque profession réglementée a ses contraintes. Le guide secrétariat téléphonique avocat compare 3 prestataires et traite du secret professionnel (RIN), des urgences et du filtrage. Pour les cabinets dentaires, le guide télésecrétariat dentaire relève les prix humains et IA, les urgences dentaires et la coordination avec Doctolib.

Comment VocalReception répond à ce besoin

VocalReception est une alternative IA au secrétariat téléphonique. Il décroche 24h/24 dans 7 langues, annonce qu’il est une IA, pose vos questions et vous envoie une fiche complète par email. Il transfère vers vous quand vos règles le prévoient.

Tarif public : 79 € HT par mois avec 400 minutes incluses, puis 0,25 € par minute commencée, avec un plafond mensuel que vous fixez. Les SMS sont à 0,10 €, aucun n’est inclus. Mise en place 199 € HT, déduite de la 7e facture après 6 mois payés. Sans engagement, en service en 7 jours, garantie de 30 jours sur les 79 € du premier mois uniquement, hors mise en place. Chaque mois, un rapport liste les questions restées sans réponse pour que vous complétiez votre FAQ. Voir le prix d’un standard téléphonique IA chez VocalReception. Démarrer.