Conditions générales de vente et d’utilisation

Objet et champ d’application

Les présentes conditions générales de vente et d’utilisation (les « Conditions ») régissent la fourniture du service VocalReception, un réceptionniste téléphonique fonctionnant par intelligence artificielle, par AlphaOscar, EURL au capital de 1 €, 6 rue d’Armaillé, 75017 Paris, France, 910 288 299 R.C.S. Paris, TVA FR47910288299 (« nous »), à ses clients (le « Client »).

Le service est réservé aux professionnels (sociétés, indépendants, professions libérales) qui l’utilisent pour les besoins de leur activité. Il n’est pas proposé aux consommateurs.

Toute commande, passée par écrit (e-mail ou bon de commande) après l’atelier de mise en place, vaut acceptation des Conditions. Elles prévalent sur les conditions d’achat du Client, sauf accord écrit contraire. L’accord de sous-traitance des données (DPA) en fait partie.

Le service

VocalReception répond aux appels renvoyés vers le numéro qui vous est attribué, dans la langue de l’appelant, à partir des informations que vous nous donnez (horaires, services, réponses aux questions fréquentes). Vous recevez un résumé de chaque appel par e-mail, et chaque mois la liste des questions restées sans réponse, pour compléter vos réponses.

La mise en place est faite et testée par notre équipe. La mise en service intervient en principe sous 7 jours après l’atelier, à condition que vous ayez fourni les informations nécessaires et activé le renvoi d’appel chez votre opérateur.

Une mise en place en libre-service est annoncée mais n’est pas encore disponible. Elle fera l’objet de conditions mises à jour.

Le service répond aux appels. Il ne garantit aucun résultat commercial, par exemple un nombre de rendez-vous ou un chiffre d’affaires.

Prix

Abonnement: 79 € HT par mois, 400 minutes d’appel incluses
Minutes supplémentaires: 0,25 € HT par minute commencée, au-delà des minutes incluses
SMS: 0,10 € HT par SMS envoyé, aucun SMS inclus
Mise en place: 199 € HT, une fois, créditée après 6 mois payés
Engagement: Aucun

Les prix sont en euros, hors taxes ; la TVA applicable est ajoutée. Les prix applicables sont ceux de la page Tarifs au jour de la commande.

Chaque appel est décompté à la minute commencée, de la prise de l’appel par le service à sa fin ou à son transfert. Les minutes incluses non utilisées ne sont pas reportées sur le mois suivant.

Facturation et paiement

L’abonnement est facturé chaque mois, d’avance. Les minutes supplémentaires et les SMS sont facturés à terme échu, sur la facture du mois suivant. La première facture comprend la mise en place et le premier mois d’abonnement.

Les factures sont payables à réception, par le moyen de paiement convenu à la commande. Aucun escompte n’est accordé pour paiement anticipé.

Tout retard de paiement entraîne, de plein droit, des pénalités au taux d’intérêt appliqué par la Banque centrale européenne à son opération de refinancement la plus récente, majoré de 10 points, ainsi qu’une indemnité forfaitaire pour frais de recouvrement de 40 € (article L441-10 du Code de commerce).

Plafond de dépenses

Vous fixez un plafond mensuel pour les minutes supplémentaires et les SMS. Vous le choisissez à l’atelier et pouvez le modifier à tout moment par e-mail à hello@vocalreception.com ; la modification prend effet à notre confirmation. Votre facture mensuelle ne dépasse pas l’abonnement plus ce plafond, hors taxes.

Avant que le plafond soit atteint, nous vous envoyons une alerte pour que vous puissiez le relever. S’il n’est pas relevé, une fois le plafond atteint et jusqu’à la fin du mois, les appels reçoivent un message générique ou sont renvoyés vers votre numéro de repli, selon le choix fait à la mise en place.

Pendant cette période, les appels ne sont pas traités par le réceptionniste. Ce fonctionnement, que vous avez choisi, ne constitue pas un manquement de notre part.

Mise en place et crédit

La mise en place (199 € HT) rémunère l’atelier, la configuration et les tests faits par notre équipe. Elle est facturée sur la première facture.

Après 6 mois d’abonnement payés, son montant est déduit de la facture suivante. Si cette facture est inférieure au crédit, le solde est reporté sur les factures suivantes.

Le crédit n’est pas remboursable. Il n’est pas accordé si le contrat prend fin avant 6 mois d’abonnement payés, quelle qu’en soit la raison.

Garantie satisfait ou remboursé

Pendant 30 jours à compter de la mise en service, si le service ne vous convient pas, vous pouvez demander par e-mail à hello@vocalreception.com le remboursement de l’abonnement du premier mois. Le contrat prend alors fin et nous remboursons sous 14 jours.

La garantie porte uniquement sur l’abonnement du premier mois. Elle ne couvre ni la mise en place, ni les minutes supplémentaires, ni les SMS. Elle s’applique une seule fois par Client.

Durée et résiliation

Le contrat est sans engagement de durée. Il se renouvelle chaque mois.

Vous pouvez le résilier à tout moment par e-mail à hello@vocalreception.com. La résiliation prend effet à la fin du mois en cours : l’abonnement de ce mois reste dû, sans prorata, et l’usage jusqu’à cette date est facturé.

Nous pouvons aussi mettre fin au contrat avec un préavis de 30 jours, par e-mail.

À la fin du contrat, pensez à désactiver le renvoi d’appel chez votre opérateur. Votre configuration et les transcriptions restantes sont supprimées, sous réserve des données que la loi nous oblige à conserver (facturation).

Obligations du Client

Le Client s’engage à :

fournir des informations exactes et à jour sur son activité (horaires, services, prix, coordonnées) ;
valider les réponses aux questions fréquentes qu’il nous transmet, dont il reste seul responsable ;
utiliser le service de manière licite, pour ses appels entrants professionnels, sans en faire une ligne d’urgence (santé, sécurité) ;
informer ses propres clients et appelants, dans sa politique de confidentialité, du recours au service ;
maintenir le renvoi d’appel chez son opérateur et payer les frais de ce dernier ;
payer les factures à l’échéance.

Intelligence artificielle

Au début de chaque appel, l’appelant est informé qu’il parle à une IA, conformément à l’article 50 du règlement européen sur l’intelligence artificielle. Cette information ne peut pas être désactivée.

Les réponses sont générées automatiquement à partir des informations du Client. Elles peuvent comporter des erreurs ou des imprécisions. Le service ne prend aucune décision à la place du Client : il renseigne, prend des messages et transfère les appels selon les règles convenues. Le Client vérifie les résumés reçus.

Données personnelles

Pour les appels traités, le Client est responsable du traitement et AlphaOscar agit comme sous-traitant, au sens de l’article 28 du RGPD. Un accord de sous-traitance (DPA) est signé avant la mise en service ; il prévaut sur les Conditions pour toute question de protection des données.

Les données sont hébergées dans l’Union européenne. Aucun enregistrement audio n’est conservé. Les transcriptions texte sont conservées environ un mois pour produire le rapport mensuel des questions sans réponse, puis supprimées.

Les données du Client lui-même (contacts, facturation) sont traitées comme décrit dans la politique de confidentialité.

Disponibilité

Nous mettons en œuvre les moyens raisonnables pour assurer le bon fonctionnement du service (obligation de moyens). Nous ne garantissons pas un service ininterrompu ou exempt d’erreurs.

Le service dépend de réseaux et de prestataires tiers, en particulier les opérateurs téléphoniques et le renvoi d’appel du Client. Nous ne sommes pas responsables de leurs interruptions. Les maintenances prévues sont annoncées à l’avance lorsque c’est possible.

Responsabilité

Notre responsabilité est limitée aux dommages directs prouvés. Elle ne peut pas dépasser, au total, les sommes payées par le Client au titre du service pendant les 3 mois précédant le fait générateur.

Nous ne répondons pas des dommages indirects, notamment perte de chiffre d’affaires, de clientèle ou d’opportunité, appels manqués ou atteinte à l’image, ni des conséquences d’informations inexactes fournies par le Client.

Ces limites ne s’appliquent pas en cas de faute lourde ou dolosive, ni lorsque la loi les interdit.

Suspension

Nous pouvons suspendre le service, après mise en demeure restée sans effet pendant 8 jours, en cas de facture impayée. Nous pouvons le suspendre sans délai en cas d’usage illicite ou abusif, ou qui met en danger le service ou des tiers. Le Client en est informé par e-mail.

Pendant la suspension, l’abonnement reste dû. Le service reprend dès que la cause de la suspension a disparu.

Propriété intellectuelle

Le service, ses logiciels, sa configuration et la marque VocalReception restent la propriété de AlphaOscar. Le Client reçoit un droit d’utilisation personnel et non cessible, pour la durée du contrat.

Le Client reste propriétaire de ses contenus (informations, réponses, logo) et nous autorise à les utiliser pour fournir le service. Nous ne citons le Client comme référence qu’avec son accord écrit.

Confidentialité

Chaque partie garde confidentielles les informations non publiques de l’autre, pendant le contrat et 2 ans après sa fin.

Modification des Conditions

Nous pouvons modifier les Conditions, y compris les prix. Toute modification est notifiée par e-mail au moins 30 jours avant son entrée en vigueur. Le Client qui la refuse peut résilier avant cette date, sans frais ; à défaut, la nouvelle version s’applique.

Droit applicable et litiges

Les Conditions sont soumises au droit français.

En cas de différend, les parties cherchent d’abord une solution amiable, par écrit. À défaut, tout litige entre professionnels relève de la compétence exclusive des tribunaux compétents de Paris, notamment le tribunal des activités économiques de Paris (anciennement tribunal de commerce), y compris en cas de pluralité de défendeurs ou d’appel en garantie.

Contact

Pour toute question sur le service ou ces Conditions : hello@vocalreception.com. Courrier : AlphaOscar, 6 rue d’Armaillé, 75017 Paris, France.