Privacybeleid
Wat wij verzamelen als u contact met ons opneemt, waarom, hoe lang, en hoe u uw rechten uitoefent.
Bijgewerkt op
Verwerkingsverantwoordelijke
AlphaOscar, EURL met een kapitaal van 1 €, 6 rue d’Armaillé, 75017 Paris, Frankrijk, SIREN 910 288 299, 910 288 299 R.C.S. Paris. VocalReception is een merk van AlphaOscar.
Contact voor elke vraag over uw gegevens: hello@vocalreception.com.
Welke gegevens wij verzamelen
Het contactformulier (starten, of wachtlijst voor installatie in eigen beheer) verzamelt:
- uw naam, uw e-mailadres en de naam van uw bedrijf;
- uw telefoonnummer, als u het opgeeft;
- uw sector, uw aantal oproepen per maand en de talen van uw bellers;
- uw bericht, als u er een schrijft;
- technische gegevens: de taal van de site en het type formulier.
Uw IP-adres wordt bij het verzenden gebruikt om misbruik te beperken (hoogstens 3 aanvragen per minuut). Wij bewaren het niet en het komt niet in de logs. Technische logs bevatten foutcodes en identificatoren, nooit uw naam, e-mailadres of telefoonnummer.
Doel en rechtsgrond
Deze gegevens dienen voor één ding: uw aanvraag beantwoorden (per e-mail, of telefonisch als u een nummer achterliet) en de workshop van een uur voorbereiden. Voor de wachtlijst dienen ze om u te verwittigen zodra de installatie in eigen beheer opent. U ontvangt ook een bevestigingsmail.
De rechtsgrond is het nemen van precontractuele maatregelen op uw verzoek (AVG, artikel 6, lid 1, b). De bescherming van het formulier tegen misbruik (beperking per IP-adres, Turnstile-controle) steunt op ons gerechtvaardigd belang om de dienst te beveiligen (artikel 6, lid 1, f).
Wij gebruiken deze gegevens niet voor marketing, verkopen ze niet en gebruiken ze niet om een AI-model te trainen.
Bewaartermijn
Wij bewaren uw aanvraag 24 maanden na ons laatste contact en wissen ze daarna. Wordt u klant, dan bewaren wij de gegevens die nodig zijn voor het contract en de facturatie gedurende de wettelijke termijn.
Verwerkers
Uw gegevens worden verwerkt door AlphaOscar en door deze dienstverleners, voor onze rekening en volgens onze instructies:
- Cloudflare, Inc. (Verenigde Staten)
- Hosting van de site, uitvoering van het formulier (Cloudflare Workers), bescherming van het formulier tegen bots (Turnstile).
- AlphaOscar Mail, beheerd door AlphaOscar (Frankrijk)
- Verzendrelay voor e-mails: doorsturen van uw aanvraag en versturen van de bevestigingsmail, via Amazon SES.
- Amazon Web Services EMEA SARL (Luxemburg)
- Verzending van e-mails (Amazon SES), regio eu-west-1 (Ierland, Europese Unie).
- Groupe LWS SARL (Frankrijk)
- Hosting van de mailbox hello@vocalreception.com, waar uw aanvraag binnenkomt.
- Microsoft Ireland Operations Limited (Ierland)
- Bezoekersstatistieken met Microsoft Clarity, alleen als u dat accepteert (zie “Cookies en bezoekersstatistieken”).
Cloudflare, Amazon en Microsoft zijn Amerikaanse groepen. Waar gegevens buiten de Europese Unie verwerkt kunnen worden, valt de doorgifte onder het EU-VS-kader voor gegevensbescherming (Data Privacy Framework) en de standaardcontractbepalingen van de Europese Commissie.
Cookies en bezoekersstatistieken
De site plaatst geen advertentiecookies.
Bezoekersstatistieken: alleen met uw toestemming gebruiken wij Microsoft Clarity (Microsoft Ireland Operations Limited) om te begrijpen hoe pagina’s gelezen worden (klikken, scrollen, geanonimiseerde sessie-opnames) en de site te verbeteren. Clarity plaatst de cookies _clck en _clsk, maximaal 13 maanden bewaard. Er wordt niets geladen voordat u op “Accepteren” klikt. Weigeren is even eenvoudig als accepteren, de site werkt hetzelfde, en u kunt uw keuze altijd wijzigen via de link “Cookies beheren” onderaan elke pagina. Uw keuze blijft 6 maanden in uw browser bewaard en wordt daarna opnieuw gevraagd. Advertentiegegevens van Microsoft blijven uitgeschakeld.
Cloudflare Turnstile, actief op het contactformulier, kan een cookie of technische opslag gebruiken die strikt nodig is voor de beveiliging, zonder reclamedoel. Voor zo’n tracker is geen toestemming nodig.
De tools op de site (simulators, checklist) kunnen uw antwoorden bewaren in de lokale opslag van uw browser. Ze worden nooit naar ons gestuurd.
Uw rechten
U kunt op elk moment:
- uw gegevens inzien en een kopie krijgen;
- ze laten verbeteren of wissen;
- de verwerking laten beperken of er bezwaar tegen maken;
- ze ontvangen in een machineleesbaar formaat (overdraagbaarheid).
Mail naar hello@vocalreception.com vanaf het adres dat u in het formulier gebruikte. Wij antwoorden binnen hoogstens 1 maand.
Vindt u dat uw rechten niet worden gerespecteerd, dan kunt u klacht indienen bij de CNIL, de Franse toezichthouder (cnil.fr), die bevoegd is omdat de verwerkingsverantwoordelijke in Frankrijk gevestigd is. Vanuit België kunt u ook terecht bij de Gegevensbeschermingsautoriteit (gegevensbeschermingsautoriteit.be).
Oproepen voor uw bedrijf
De oproepen die VocalReception voor uw bedrijf beantwoordt, vallen niet onder dit beleid. Uw bedrijf is daarvoor verwerkingsverantwoordelijke; AlphaOscar treedt op als verwerker, onder een verwerkersovereenkomst (DPA) die vóór de ingebruikname wordt ondertekend, met hosting in de Europese Unie.
Er wordt geen audio-opname bewaard. Tekstuele transcripties van oproepen worden ongeveer een maand bewaard om het maandelijkse rapport met onbeantwoorde vragen op te stellen en daarna verwijderd.
Bellers horen dat ze met een AI spreken, zoals artikel 50 van de Europese AI-verordening vereist.